Puis-je déduire mes frais de déplacement en micro-entrepreneur ?

Pour éviter tout malentendu, je précise que dans cet article, les frais de déplacement font référence aux frais de transport (billet d’avion ou de train). À ne pas confondre avec les frais (ou indemnités) kilométriques qui s’appliquent uniquement aux voitures, motos, scooters et vélos. 

Micro-entrepreneur : Déduire mes Frais de Déplacement

Une déduction impossible 

Le régime de la micro-entreprise ne te permet pas de déduire tes frais de déplacement lors de la déclaration de tes revenus. L’État fait une estimation du volume global de tes dépenses sur la base d’un pourcentage de ton chiffre d’affaires :

  • 71 % pour les activités commerciales,
  • 50 % pour les activités de services,
  • 34 % pour les activités libérales.

L’État utilise la même méthode pour évaluer ta rémunération en tant que travailleur indépendant :

  • 29 % pour les activités commerciales,
  • 50 % pour les activités de services,
  • 66 % pour le libéral.

Ainsi, il n’est pas nécessaire pour toi d’établir des notes de frais (déplacement, repas…) puisque l’administration considère à l’avance ces frais de manière forfaitaire.

L’inconvénient pour de nombreux indépendants est qu’ils doivent engager des dépenses pour mener à bien leurs missions. Par exemple, un artisan du bâtiment doit prendre le train pour se rendre sur un chantier afin d’estimer le coût d’un projet.

Dans ce cas, comment peux-tu obtenir le remboursement de tes frais de déplacement ?

Deux solutions pour te faire rembourser les frais de déplacement

Refacturer tes dépenses

Tu peux choisir d’inclure tes frais de déplacement dans ton prix de vente. C’est une solution simple et rapide, mais qui présente deux inconvénients

Le premier est que ton chiffre d’affaires augmentera en même temps que le montant de tes cotisations sociales. Tu risques de dépenser plus d’argent que tu n’en gagneras. En effet, tu paieras des charges sociales sur tes dépenses.

Le second est que pour éviter de perdre de l’argent tu devras majorer tes factures, c’est-à-dire ajouter à tes frais de déplacement une marge pour couvrir tes charges.

Cette option signifie que tes tarifs seront élevés et moins compétitifs que tes concurrents. Tes clients risquent d’être déçus et de choisir un autre prestataire.

Tu l’auras compris, refacturer les dépenses sur tes prix n’est peut-être pas la bonne approche.

Ainsi, je te présente une solution plus adaptée à ta situation. 

Les frais de Débours 

Une solution peu connue pour se faire rembourser les frais de déplacement est : les frais de débours. Cette solution te permet de dissocier la facture de tes prestations et de tes frais.

Les débours représentent les dépenses que tu avances pour un client et pour lesquelles la facture est à son nom. Ensuite, tu lui demandes le remboursement de ses frais engagés pour son compte.

💡 Dans ce cas précis, la somme remboursée par le client n’est pas à déclarer dans le chiffre d’affaires de ton activité. De plus, elle est aussi déductible de tes cotisations et de ton impôt sur le revenu.

Tu dois respecter certaines conditions pour appliquer cette méthode de remboursement :

  • Conclure un accord par écrit avec ton client dans lequel vous précisez le budget allouer à tes dépenses (par exemple se mettre d’accord au préalable sur le prix d’un billet de train).
  • Facturer les frais au nom du client (et régler les dépenses en utilisant ton compte professionnel).
  • Conserver les factures en tant que pièces justificatives pour ton client et l’administration fiscale.
  • Demander le remboursement à la fin de la prestation (le client a pour obligation de te rembourser les sommes exactes).

Pour une totale transparence auprès de l’État, je te recommande de faire apparaître les débours à part sur ta facture. Si tu respectes toutes ces conditions, tu pourras obtenir le remboursement de tes frais de déplacement ainsi que d’autres dépenses.

Commencer son aventure en micro-entrepreneur n’est pas évident. On est souvent seul avec de nombreuses questions.

Je t’invite à lire mes articles sur le calcul de la TVA et le choix d’un Expert-Comptable. 🙂

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